Przedsiębiorca może przeznaczyć na działalność gospodarczą część lub całość lokalu należącego do jego prywatnego majątku. Prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu wiąże się z kosztami, które są ponoszone na potrzeby prowadzonej działalności.

Definicja kosztów jest zawarta w art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tymi zapisami kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Wydatki ponoszone w związku z prowadzeniem działalności we własnym mieszkaniu nie są wymienione w art. 23, co oznacza że wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją lokalu można zaliczyć do kosztów podatkowych.

Żeby można było te wydatki zaliczyć do kosztów podatkowych istotne jest aby posiadany przez przedsiębiorcę lokal, jako całość, lub wyodrębnione w tym mieszkaniu pomieszczenie służyło tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej a nie do celów prywatnych, osobistych.

Co możemy zaliczyć do kosztów podatkowych:

Czynsz

Jeśli całe mieszkanie jest przeznaczone na działalność gospodarczą wówczas do kosztów działalności można zaliczyć czynsz w pełnej wysokości. Jeśli tylko część lokalu jest wykorzystywana na potrzeby działalności kosztem podatkowym będzie tylko część czynszu, jednak przepisy podatkowe nie określają sposobu jego wyliczenia. Najczęściej stosowana metoda polega na określeniu wskaźnika udziału powierzchni wykorzystywanej do działalności w całej powierzchni mieszkania.

Jak wyliczyć wskaźnik, przykład:

• wielkość całego mieszkania – 100 m²
• wielkość lokalu wykorzystywanego w działalności – 40 m²
• miesięczny czynsz za lokal wynosi 1000 zł.
• udział lokalu wykorzystywanego na potrzeby działalności stanowi 40 % ((40 m² /100 m^{2 =} 0,4 ) x 100)
• czynsz, który można zaliczyć do kosztów podatkowych to 400 zł (1000 zł x 40%)

Opłaty za media (energia elektryczna, woda, telefon, internet. )

Do wyliczenia kosztów zużycia energii elektrycznej można wykorzystać metodę wskaźników. Może to być wskaźnik udziału powierzchni wykorzystywanej w działalności w ogólnej powierzchni mieszkania. Jeśli prowadzona działalność wiąże się z dużym zużyciem energii elektrycznej można oczywiście zastosować inne wyliczenia, które pozwolą uwzględnić rzeczywiste jej zużycie.

Koszty korzystania z prywatnego telefonu stacjonarnego i internetu należy wyliczyć mając na uwadze ich rzeczywiste wykorzystanie na potrzeby firmy.

Wykorzystanie prywatnego telefonu stacjonarnego do rozmów służbowych należy wyliczyć w oparciu billing, natomiast w przypadku internetu konieczne jest ustalenie, w jakiej części jest on wykorzystywany w prowadzonej działalności.

Należy pamiętać, że w przypadku tych wydatków (telefon, internet) nie jest możliwe ich rozliczenie przy zastosowaniu metody wskaźników.

Wyposażenie biura.

Wszystkie zakupy związane z wyposażeniem biura można zaliczyć do kosztów podatkowych o ile będą wykorzystywane na potrzeby działalności. Jeżeli wartość mebli, bądź innych zakupionych elementów wyposażenia spełniają warunki aby zaliczyć je do środków trwałych, wówczas kosztem podatkowym będą odpisy amortyzacyjne.

W KPiR, wydatki ponoszone na utrzymanie lokalu są ewidencjonowane w kolumnie 13 „pozostałe wydatki” .