Czy przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z podróżą służbową.
Zgodnie z definicja zawartą w art. 22. Ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Przepisy te mają zastosowanie przy kwalifikowaniu wydatków związanych z wyjazdami służbowymi przedsiębiorcy. Jeśli wyjazd jest bezpośrednio związany z prowadzony przez przedsiębiorcę działalnością może on zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki z nim związane. Muszą być one rzeczywiście poniesione i odpowiednio udokumentowane.
Koszty noclegów.
Koszty noclegu, udokumentowane fakturami bądź rachunkami, z miejscowości poza siedzibą firmy są kosztami podatkowymi, jeżeli pobyt poza miejscem wykonywania działalności jest uzasadniony wykonywaniem zadań czy zleceń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wydatki na wyżywienie
W przypadku wydatków związanych z wyżywieniem kosztem podatkowym jest jedynie wartość diet a nie faktycznie poniesione w czasie wyjazdu służbowego wydatki na wyżywienie. Wysokość diety jest określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. (Dz. U. poz. 167). Taki zapis jest zawarty w art. 23 ust. 1 pkt 52 updof. Obecnie dieta za dobę w krajowej podróży służbowej wynosi 30 zł. W podróży zagranicznej jej wysokość uzależniona jest od państwa docelowego, do którego udaje się przedsiębiorca.
Art. 23. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
52) wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra;
Koszty dojazdu
Aby wydatki na podróż służbową były kosztem podatkowym muszą być prawidłowo udokumentowane.
- Jeżeli przedsiębiorca podróżuje środkami komunikacji publicznej, dowodem potwierdzającym odbycie podróży służbowej są bilety.
- Jeżeli podróż służbowa odbywa się samochodem zaliczonym do środków trwałych, wówczas wydatki na paliwo, inne koszty związane z używaniem samochodu (np. naprawy), opłaty za autostradę są kosztami podatkowymi. Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków są faktury, rachunki a jedynie w przypadku opłat za przejazd autostradą może to być paragon, zawierający dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
- Jeśli samochód, którym przedsiębiorca podróżuje nie jest zaliczony do środków trwałych, kosztem są poniesione wydatki udokumentowane w tzw. kilometrówce, czyli w ewidencji przebiegu pojazdu. Należy pamiętać, że wydatki te są kosztem podatkowym tylko do wysokości kwoty wynikającej z iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu.
Inne wydatki
Wszystkie inne wydatki związane bezpośrednio z wyjazdem służbowym (np. bilety wstęp na targi) są kosztami podatkowymi w rzeczywiście poniesionej wysokości, pod warunkiem, że zostały udokumentowane w sposób określony w paragrafie 12 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Jedynie wydatki poniesione w czasie podróży o charakterze służbowym są kosztami podatkowymi. Ma to miejsce wówczas, gdy przedsiębiorca wykonuje czynności związane bezpośrednio z prowadzoną przez niego działalnością poza siedzibą firmy bądź poza miejscowością, w której mieści się siedziba firmy.